Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Документы для командировки в 2020 году

Документы для командировки в 2020 году

Документы для командировки в 2020 году

Перечень документов

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

  1. издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
  2. выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.
  3. сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
  4. подготовить авансовый отчет;

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько. Правила оформления приказа несложны:

  1. указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).
  2. точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
  3. вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
  4. в шапке указывается полное наименование организации;
  5. определяются сроки служебной поездки;

Отмена командировочных удостоверений

Сразу скажем, что служебное задание и командировочное удостоверение отменили: их можно не оформлять, начиная с 08.01.2015.

Дело в том, что были внесены изменения в законодательство, которыми отменены командировочные удостоверения и служебные задания.

Однако многие компании продолжают использовать данные бланки для оформления командировок своих сотрудников, т. к. эти документы удобны в работе и с их помощью легко дать экономическое обоснование понесённых расходов.

До 2015 года – когда использование было обязательным – фактический срок служебной поездки определяли именно по отметкам на оборотной стороне данного документа. После отмены командировочного удостоверения фактический срок командировки определяют по проездным документам, которые предоставляет работник вместе с авансовым отчетом.

Практика по данному вопросу неоднозначна: иногда для определения дат фактической командировки нужны дополнительные документы. Здесь бы и пригодилось командировочное удостоверение.

Основные аспекты Положения

Положение позволяет избежать многих спорных моментов.

Поэтому необходимо очень тщательно отнестись к его разработке. Можно даже создать комиссию, которая будет работать над его созданием. Прежде всего, надо помнить, что Положение утверждают приказом, в котором прописывают, что: “все работники должны обеспечить выполнение требований Положения и нести персональную ответственность за невыполнение Положения.” Во вторых, необходимо письменно ознакомить всех работников с данным приказом.
Прежде всего, надо помнить, что Положение утверждают приказом, в котором прописывают, что: “все работники должны обеспечить выполнение требований Положения и нести персональную ответственность за невыполнение Положения.” Во вторых, необходимо письменно ознакомить всех работников с данным приказом.

А в дальнейшем начальнику отдела кадров или аналогичной службы необходимо обеспечить ознакомление с Положением работников, принимаемых в компанию.

Оформление командировки в 2020 году – пошаговая инструкция:

  1. Фиксируем пребывание сотрудника в командировке – дни отсутствия отмечаются в табеле кодом «К» или «06». Если специалист в период поездки трудился в выходные дни, такие даты отмечаются кодом «РВ» или «03». Число выработанных часов не указывается.
  2. Проверяем и утверждает авансовый отчет – сотрудник обязан отчитаться в 3-дневный период с даты возвращения из поездки. По суточным отчитываться не нужно.
  3. Составляем приказ на поездку – при необходимости работодатель вправе дополнительно оформить командировочное удостоверение и служебное задание. Приводим в приказе цель, сроки поездки, место командировки и т.д.
  4. Выполняем окончательный расчет по командировке – возмещается перерасход или возвращается остаток средств.
  5. Уточняем, кого можно направить в командировку, а кого по законодательным нормам запрещено или требуется получить его письменное согласие.
  6. Выдаем сотруднику аванс – согласно п. 10 ПП № 749 средства выдаются работнику до поездки для оплаты проезда, проживания и на прочие дополнительные траты (суточные).

Поделиться: Похожие статьи 22 мая 2020 11 мая 2020 09 мая 2020 Разделы топ статьи КонтактыПо вопросам, связанными со статьями, вы можете обратиться по телефонам: Мы в контакте Мы в одноклассниках Будьте в курсе Подпишитесь на рассылку, чтоб первыми узнавать о том что происходит в мире финансов © 2012–2020 RasZp.ru Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании активная ссылка на ресурс обязательна.

Источник изображений: Фотобанк Лори. × Поиск по сайту Exact matches only Exact matches only Search in title Search in title Search in content Search in content Search in excerpt Search in posts Search in posts Search in pages Search in pages × Материалы по данной теме есть в Консультант Плюс

Получите бесплатный доступ на 2 дняВам станут доступны:

  1. Путеводители по данной теме
  2. Актуальный, проверенный материал
  3. Связанные вопросы
  4. Ссылки на нормативные документы

× Будьте в курсеПодпишитесь на рассылку, чтоб первыми узнавать о том что происходит в мире финансов Подписаться Попробуйте бесплатно систему Консультант Плюс Авторизация

Аванс на командировку

На оформление командировочных расходов командированный сотрудник должен получить аванс. Его выдают на расходы, связанные с проживанием вне дома.

Также работника можно снабдить деньгами на проезд и гостиницу. Как правило, аванс выдают на основании сметы или предварительного расчета либо письменного заявления работника.

Формы этих документов и порядок оформления командировки работника утверждают тоже в локальных актах. Аванс выдают с учетом:

  1. продолжительности командировки;
  2. кто приобретает билет и оплачивает гостиницу – работник или компания.
  3. установленного лимита суточных;

При оформлении заграничных командировок аванс может быть выдан в валюте страны поездки.

Аванс может быть выдан на командировку одним днем, на оформление документов, оплату услуг нотариуса, закупку материалов.

Командировка по России

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в пределах 700 руб.

за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Приведем пример. Допустим, сотрудник находился в служебной поездке 5 дней.

Ему начислили суточные из расчета 1 000 руб. в сутки. Размер суточных составил 5 000 руб.(1 000 руб. х 5 дн.). От налога на доходы освобождена сумма 3 500 руб.(700 руб.

х 5 дн.). Бухгалтер включил в налоговые базы по НДФЛ и по взносам суточные в сумме 1 500 руб.(5 000 руб. – 3 500 руб.).

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть даже на пару часов. Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

Документы, необходимые для командировки в 2020 году

В 2020 году работодатель имеет право отправить в деловую поездку сотрудника, который не относится к следующим категориям работников:

  1. беременные работники, даже при их согласии (ст. 259 ТК РФ);
  2. сотрудники с ограниченными физическими возможностями, кроме поездок с полным обеспечением условий труда для них (ст. 23 ФЗ №181-ФЗ).
  3. сотрудники, работающие по ученическому договору, если поездка не связана непосредственно с обучением (ст. 203 ТК РФ);
  4. несовершеннолетние, кроме спортсменов и творческих работников (ст. 268 ТК РФ);

Перед поездкой в командировку четко обозначается ее срок, место и время прибытия. За работником, помимо выданных командировочных, сохраняется место трудоустройства и средний заработок.

Проживание, проезд и прочие расходы оплачиваются работодателем. Уточнить подробности допустимых затрат лучше заранее перед поездкой.

Они обычно закрепляются локальным актом или специально разработанной инструкцией компании.

Так как командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление командировок

23.03.2020 Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в текущем 2020 году и буду «работать» в следующем 2020 году.

Объясним, какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку. Командировочные удостоверения Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году.

Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки. Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял.

Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить. Суточные Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре.

Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет: 1) для командировок по России – 700 рублей, 2) для зарубежных командировок – 2500 рублей. Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Порядок оформления командировочных Давайте с вами представим пошаговую инструкцию по порядку оформления документов: 1. Принятие решения о необходимости служебной поездки.

Предложение может быть оформлено служебной запиской директора предприятия или его решением.

2. Издание приказа о направлении в командировку. 3. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени. 4. Получение от сотрудника авансового отчета и отчета о проделанной работе. 5. Возмещение понесенных расходов «сверх» выданного работнику аванса. Как правильно издать приказ? Любая командировка должна оформляться приказом по форме Т-9 или иной форме, утвержденной директором.

Как правильно издать приказ? Любая командировка должна оформляться приказом по форме Т-9 или иной форме, утвержденной директором. Приказ издается на основании решения руководителя еще до отъезда сотрудника. В нем указывают:

  1. основание издания приказа.
  2. место назначения (страна, город, компания);
  3. цель;
  4. срок и даты поездки;
  5. финансирующая организация;
  6. ФИО, должность, структурное подразделение командировочного;

Документ визирует руководитель.

Также с ним необходимо ознакомить сотрудника, направляемого в командировку. Дополнительные компенсации при зарубежной командировке Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются: а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; б) обязательные консульские и аэродромные сборы; в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы.

Авансовый отчет – срок представления Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: – авансовый отчет; – документы о найме жилого помещения; – документы о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Подписка Разместить:

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

  1. отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
  2. не содержит общих, расплывчатых формулировок.
  3. соответствует виду деятельности и интересам компании;
  4. не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются. Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации.
Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации.

Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Документы, необходимые для подтверждения командировочных расходов

Помимо выполнения порученного задания, сотруднику нельзя забывать о сборе документации для подтверждения расходов во время командировки. Договоры, чеки, посадочные талоны, квитанции обоснуют затраты на проживание, транспорт и прочие служебные цели. Авансовый отчет с предоставлением распечаток посадочных талонов, электронных билетов, чеков и квитанций об оплате жилья и перемещениях заполняется и сдается в бухгалтерию не позднее 3 суток со дня возвращения.

В случае утери подтверждающего документа, сотрудник обязан составить служебную записку на возмещение потраченной суммы. После получения документов и сверки трат с выданной ранее суммой денежных средств, бухгалтерия производит перерасчет, в результате которого командировочный либо возвращает оставшиеся деньги, либо получает излишне потраченную сумму.

Рекомендуем прочесть:  В сизо день за два

Во избежание конфликтных ситуаций, стоит заранее ознакомиться с инструкцией возмещения командировочных расходов, разработанной работодателем. Выбирая отель «Ключевой элемент» для проживания в командировке, гости гарантированно получают полный пакет подтверждающих документов. Бронируйте номер на сутки или более длительный период, заполнив форму заказа на нашем сайте!

Оплата командировки

И последний шаг перед тем как направить работника в командировку – выдача командировочных под отчет. Деньги могут быть выданы наличными из кассы или перечислены на банковскую карту работника, т. к. сейчас многие компании отказались от ведения кассы и все расходы оплачивают по безналу.

Одобренный предварительный расчет на командировку будет приложен к расходному кассовому ордеру или к платежному поручению на перечисление и будет оправдательным документом. При согласовании предварительного расчета бухгалтерия делает отметку, если у работника есть задолженность по ранее полученным авансам. Как правило, при наличии задолженности по прошедшей командировке новые суммы аванса не выдают.

В исключительных случаях аванс выдают за минусом задолженности.

Суммы неподтвержденных (излишне перечисленных) командировочных расходов удерживают из заработной платы работника на основании заявления. Если работник не успел получить перед командировкой под отчет денежные средства – в случае срочного выезда в связи с производственной необходимостью – возмещение расходов производят после его возвращения из служебной командировки (при наличии подтверждающих документов).

Передача выданных под отчет денег на командировку одним работником другому запрещена.

Необязательные документы

Начиная с 08.01.2015, по , организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение.

Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено.

Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Командировка: оформление документов 2020 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  • Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  • Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно. При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено. В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Налогообложение суточных

Командировочные расходы, в том числе суточные, можно учесть при налогообложении прибыли в полном объеме (подп. 12 п. 1 ст. НК РФ). Налогоплательщики на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе списать суточные при командировках (подп. 13 п. 1 ст. НК РФ). Выплаты взамен суточных при однодневных служебных поездках можно учесть, только если работник представил подтверждающие документы.

Ведите налоговый и бухгалтерский учет при УСН в интуитивно понятном веб-сервисе Ранее по теме: 36 196 36 196 36 196 36 196Остались вопросы?Популярное за неделю146 93941 4384 78295 8864 475

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать.

Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено. В приказе пишут:

  1. в какие даты и на сколько календарных дней;
  2. кто финансирует поездку (работодатель).
  3. зачем (цель поездки).
  4. куда;
  5. кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);

Также в документе могут быть строки для комментария.

Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

Положение о командировках: образец

В нашем Положении мы постарались учесть все основные моменты, связанные со служебными командировками.

С нашего сайта по прямой ссылке бесплатно скачать образец Положения о командировках 2020 вы можете здесь: В начало Положения можно добавить отдельный раздел «Термины и определения» и дать в нем основные понятия: служебная командировка, командируемый работник, срок командировки, приказ о направлении в командировку, авансовый отчет, суточные, расходы по найму жилого помещения, отмена командировки, изменение сроков командирования и т. д. Тем самым, вы:

  1. уберете неясности в толковании данных терминов;
  2. все работники будут понимать о чем речь, исходя из приведенного описания.

Ответственные за поддержание в актуальном состоянии нового Положения о командировках, как правило, – начальник отдела кадров и главный бухгалтер – в части функций, отнесенных к их компетенции. Положение о командировках, разработанное работодателем и являющееся локальным нормативным актом компании, часто путают с .

Суть в том, что акт по организации командировок, утвержденный в компании, может учитывать моменты 749-го положения о командировании работников и не должен прямо противоречить ему. Например, в положения о командировках № 749 есть информация о порядке возмещения расходов: Пункт локального Положения можно прописать похожим образом. При этом нельзя указать в Положении, что расходы в командировке, к примеру, не возмещаются.

Удостоверение по командировке

Работодатель вправе предусмотреть использование командировочных удостоверений в своём локальном нормативном акте. Компания может разработать свою форму или же использовать командировочное удостоверение на бланке Т-10.

Она утверждена . В случае закрепления в акте (приказе или положении) обязанности заполнять командировочное удостоверение или служебное задание при направлении в командировку данные документы необходимо использовать в обязательном порядке. Далее по прямой ссылке можно бесплатно скачать бланк командировочного удостоверения формы Т-10 в word . Важно правильно заполнить цель командировки в удостоверении: размытые формулировки из серии «участие в рабочем совещании» могут вызвать вопросы у контролирующих органов при проверке правильности учета расходов на командровку.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+