Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Сопроводительное письмо к счету на оплату

Сопроводительное письмо к счету на оплату

Сопроводительное письмо к счету на оплату

Оглавление:

Как правильно написать сопроводительное письмо к резюме

В течение последних лет я осуществляю успешную деятельность по выбранному направлению в составе государственных ветеринарных и таможенных контролирующих органов, имею наработанные связи и опыт сотрудничества как с крупнейшими российскими предприятиями пищевой отрасли, так и с ведущими зарубежными поставщиками. Прилагаемое резюме даст представление о моем профессиональном опыте, квалификации и потенциальных возможностях.Из рекламы на телевидение я узнал, что в Вашей компании имеются вакансии в сфере технического обслуживания и контроля оптоволоконных сетей. В связи с этим хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения на вакансию, связанную с осуществлением функции монтажа, прокладки и настройке периферийного оборудования для оптоволоконных сетей.

Я предполагаю, что опыт моей работы может быть востребован в качестве бригадира монтажников или руководителя отдела технического обслуживания.Рекомендуем прочесть: Ликвидатор Авариии На Час Льготы Вдовам .Однако нужно иметь возможность отделить платеж «за другого клиента» от ошибочного перечисления средств не тому получателю, так как в случае ошибочного получения средств неосновательно полученное нужно вернуть.

Я предполагаю, что опыт моей работы может быть востребован в качестве бригадира монтажников или руководителя отдела технического обслуживания.Рекомендуем прочесть: Ликвидатор Авариии На Час Льготы Вдовам .Однако нужно иметь возможность отделить платеж «за другого клиента» от ошибочного перечисления средств не тому получателю, так как в случае ошибочного получения средств неосновательно полученное нужно вернуть. Для того, чтобы иметь возможность доказать, что полученная оплата — это оплата за другого клиента, и для предотвращения лишних вопросов при проведении налоговых проверок необходимо получить от клиентов следующее:

  • От того клиента, который произвел оплату (Плательщик) – либо письмо о том, что он произвел оплату по просьбе Должника или же указание в назначении платежа «оплата за Должника по таким-то основаниям») либо оба этих документа (письмо и указание назначения платежа).
  • От того клиента, который должен заплатить (Должник) – письмо о том, что он попросил заплатить за себя другую организацию (Плательщика).

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Гермес» Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889 Генеральному директору ООО «Афродита» Пушину Роману Романовичу Исх.

№134 27.11.2019 г. Сопроводительное письмо Уважаемый Роман Романович! Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г.

в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма. Напоминаем также, что в соответствии с п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо мотивированный отказ от подписания в согласованный срок (10 рабочих дней), то работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.

Приложения:

  • Акт приема-передачи выполненных работ №45 от 26.11.2019 в 2 экземплярах на 2 л.

С уважением, генеральный директор ООО «Гермес» Самойлов Николай Николаевич

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

При этом желательно полностью указывать реквизиты.

В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

  • Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  • Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  1. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
  2. к декларациям в ФНС, ФСС;
  3. к договору на подпись контрагентам;
  4. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  5. к коммерческому предложению;

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию. Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции.

Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона. Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Бланк сопроводительного письма к документам

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: ЛЕНТА КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета.

Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНОПолучить доступЕдиной унифицированной формы письма не существует.
Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНОПолучить доступЕдиной унифицированной формы письма не существует.

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.? Начнем с основных правил:

  1. с указанием даты и регистрационного номера.
  2. на фирменном бланке;

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.Раздел письмаКраткое описаниеПримерВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензиюЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документовОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:

  • Заказ-наряд, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Товарная накладная, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.Пример сопроводительного письма к документамПодобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них.

Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.Образец сопроводительного письма о передаче документов.

Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:Пример недопустимой формулировкиСледует писать«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Содержание бумаги

Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:

  1. Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).
  2. Приложения.
  3. Дата отправки и номер документа.
  4. «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
  5. Название письма.
  6. Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).

ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов. 1. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц. 2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта. 4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату. 5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения.

Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения». 6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции.

В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение. 8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю. 10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает.

Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело. 11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

Цели и задачи сопровода

Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

  1. соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
  2. в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
  3. страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.
  4. описываются передаваемые бумаги;

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

  1. при ответе на запрос коммерческого предложения;
  2. при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
  3. при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

2.

Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. получателя.
  2. канала отправки сообщения;

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям. В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. написанные вручную;
  2. передаваемые на бумаге.
  3. электронные;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

ИсключениеЕдинственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение.

Но структура, опять же будет одинаковой.

Сопроводительное письмо образец пример: Сопроводительное письмо к счет фактуре образец

Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).

  1. Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
  2. бумаги Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.
  3. Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
  4. Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.

Обратите внимание => Документы Для Продажи Квартиры В 2020 В Ипотеку

Нужно ли сопроводительное письмо к счету на оплату

При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.

В конце сопроводительного необходимо предоставить свои контактные данные , чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным.При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.д.) – на службу делопроизводства.

Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное к.

Важные нюансы

  • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
  • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует.

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  1. на фирменном бланке;
  2. с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

Раздел письма Краткое описание Пример Вступление Краткое содержание О направлении ответа на претензию Заголовок Тема, определяющая его цель Сопроводительное письмо передаваемых документов Обращение Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества Уважаемый Иван Иванович!

Цель послания Краткая формулировка В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Основная часть Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора.

В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений.

Вежливая подпись Приложения:

  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Договор поставки, количество листов.
  • Товарная накладная, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование

Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями.

Перечислим наиболее распространенные варианты:

    Отправка документа через почту. Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.

Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.

Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.

  • Использование электронной почты.

    Для этого необходимо сделать сканы всех документов, отправляемых с сопроводительным письмом.

  • Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.

    Не нашли ответа на свой вопрос?

    Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: +7 (499) 938-47-92 (Москва) +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Зачем нужно писать сопроводительное письмо

    Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях.

    Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

    Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

    Чаще всего сопровождение оформляется:

    1. к акту сверки;
    2. при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
    3. к коммерческому предложению;
    4. к договору на подпись;
    5. к кадровой документации.
    6. к документации в налоговую инспекцию;
    7. к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
    8. к исполнительной документации;

    Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

    Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015).

    Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации). Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

    Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату.

    Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

    7. Сопроводительное письмо к документам – образец

    А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки. Лист А4 (образец заполнения) Общество с ограниченной ответственностью «Край» 100100, г.

    Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105 ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212 Исх.

    №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток» 111100, г. Москва, ул. Митина, д.7, офис403 Коммерческому директору «ООО Росток» Степанову И.А.

    О согласовании условий договора Уважаемый Илья Александрович!

    Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г. Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров. Приложения:

    • Приложение №1 к договору №32 от 22.11.1018г., на 1 л. в 2 экз.
    • Договор поставки №32 от 22.11.1018г., на 12 л. в 2 экз.

    С уважением, Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

    Исполнитель: Секретарь департамента продаж Светлова Т.А.

    8(495) 111-11-11 e-mail:

    Пример сопроводительного письма к документам

    ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» ИНН 1234567890 КПП 121001001 000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67 Генеральному директору ООО «Идеальный контрагент» Петрову П.П.

    № 124 от 28 октября 2020 г. Уважаемый Петр Петрович!

    В ответ на Ваше письмо от 24.10.2019 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2019, подписанных с нашей стороны. Приложение:

    • Акт оказанных услуг № 1 от 23.10.2019 в 1 экз. на 2 листах.
    • Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2019 в 1 экз. на 7 листах.

    ИТОГО: 2 экз.

    на 9 листах. Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

    Исп. Сидорова С.С. (812) 987 65 43 0 0 vote Article Rating 0 Поделиться: Предыдущая записьИнструкция по согласованию закупок с ФАССледующая записьЗапрос цен по 44-ФЗ: составляем и размещаем в ЕИС 12.03.2020

    Как составить сопроводительное письмо к документам

    • В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
    • Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
    • Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
    1. «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
    2. «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
    3. «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
    • После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
    1. полное название документа;
    2. количество экземпляров;
    3. при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
    • Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату.

      Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

      Вместе с наименованием документа приводятся:

    • В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
    1. общее количество пересылаемых экземпляров;
    2. дата принятия документа;
    3. количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
    4. при необходимости указывают необходимость прошивки.

    Когда без сопроводительного письма не обойтись?

    Бухгалтерия сдает в канцелярию счета-фактуры, акты и товарные накладные без сопроводительного письма.

    Я, заведующая канцелярией, регистрирую эти документы в журнале исходящих документов, но не ставлю на них номера, т.к. на бланках документов этого не предусмотрено. Затем я отправляю документы по почте в сторонние организации.

    Раньше никаких проблем не возникало, пока в августе я не отправила бухгалтерские документы в одну из сторонних организаций заказным письмом с уведомлением и почтовым реестром.

    Уведомление к нам не вернулось, письмо в организацию не дошло.

    Мы пытаемся понять, кто виноват в этом.

    Бухгалтерия обвиняет меня, т.к.

    я не поставила регистрационный номер на документах, поэтому в суде (дело дошло до этого) мы не сможем доказать, что письмо действительно было отправлено. Кто в организации должен вести учет и регистрацию поступающих и исходящих документов: бухгалтерия или канцелярия? Как можно обязать бухгалтерию передавать документы в канцелярию с сопроводительным письмом?

    Есть ли нормативные акты, в которых оговорены правила отправки бухгалтерских документов по почте в сторонние организации? Счет-фактура является налоговым регистром В соответствии с п. 3.2.1.3 ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, статистические, учебные финансовые, бухгалтерские и др.

    Регистрация производится децентрализованно по группам документов.

    Счет-фактура – документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в установленном порядке (п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации).

    Счет-фактура, по сути, является налоговым регистром, при ее заполнении необходимо руководствоваться налоговым законодательством, а это значит, что счет-фактура для целей исчисления налога на прибыль не рассматривается в качестве первичного учетного документа.

    По поводу регистрации счетов-фактур можно отметить следующее.

    В соответствии с п. 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (в ред.

    от 26.05.2009), покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы – журнал учета выставленных покупателями счетов-фактур, в котором хранятся их вторые экземпляры. Во всех организациях ведение вышеуказанных журналов для регистрации счетов-фактур осуществляется только в бухгалтерии.

    Поэтому проставление номера на счетах-фактурах, документах, используемых для налогового учета, также необоснованно. В отличие от счета-фактуры товарная накладная, как и акты выполненных работ/оказания услуг, является первичным учетным документом. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, которым не предусмотрено проставление входящих/исходящих номеров на таких документах.

    Обратите внимание. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; в ред.

    от 29.08.2010). Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации (п. 3 ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

    Движение первичных документов (в т.ч. товарных накладных) в бухгалтерском учете (создание или получениеот других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым в каждой организации (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

    На практике во многих компаниях товарные накладные, счета-фактуры не регистрируются, а если и регистрируются, то на них не проставляются входящие/исходящие номера. Ведь очень часто сами ответственные исполнители передают указанные документы контрагентам, с которыми осуществляется сотрудничество, или, наоборот, получив их от контрагента лично или через курьера, передают их в бухгалтерию.

    По-другому обстоит дело, если вам надо направить акты, счета-фактуры и товарные накладные централизованно через канцелярию предприятия, да возможно, еще и в другой город. Тут уж без сопроводительного письма не обойтись.

    И если правила ведения делопроизводства на вашем предприятии это не предусматривают, то следует внести изменения в них: добавить положение о том, что вся документация, которая не имеет адресной части, должна отправляться только с сопроводительным письмом. При этом ответственность за подготовку сопроводительного письма целиком ляжет на ответственного исполнителя, а на канцелярию будет возложена ответственность за регистрацию сопроводительного письма и, соответственно, проверку наличия всех приложений, организацию пересылки указанных документов по почте, и, что особенно важно, отслеживание своевременной доставки документации адресатам, а в случае несвоевременной доставки или недоставки вообще – по подготовке претензии в почтовое отделение связи (возможно, с помощью юристов). Сопроводительное письмо упрощает процесс регистрации Направление документов с сопроводительным письмом сегодня уже является нормой делового общения.

    Сопроводительное письмо используется для отправки документов, не имеющих адресной части, при этом их обязательным реквизитом является отметка о наличии приложения (Пример 1). В этом случае задача регистрации упрощается, т.к.

    регистрируется только сопроводительное письмо и, соответственно, входящий/исходящий номер ставится только на самом письме. При этом сопроводительное письмо помогает определить, какие документы и в каком количестве экземпляров были направлены контрагенту. Сопроводительные письма регистрируются в журнале регистрации входящей/исходящей корреспонденции.

    Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку: 5.1 Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.

    5.2. Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме.

    Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг (выполненных работ), ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг (выполненных работ), а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, т.к. в противном случае в соответствии с условиями договора работы (услуги) будут считаться выполненными (оказанными). Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии.

    И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

    Пример 1 Сопроводительное письмо Открытое акционерное общество «Северная корона» ЗАО «ПромресСтрой» Генеральному директору Р.А.

    Сакулину ул. Осенняя, д. 16, г.

    Москва, 145078 тел. (495) 541-62-10, факс (495) 161-62-10 ИНН 7622362839, ОКПО 14345193, ОКВЭД 33.10 01.11.2010 № 08.1-2345/10 На № ______ от ______________ О направлении документов Уважаемый Роман Александрович! Направляем Вам подписанные со стороны ОАО «Северная корона» акты выполненных работ по договору подряда № 398/05/АКЛ/10 от 10 мая 2010 года. После подписания актов выполненных работ просим направить один экземпляр в адрес нашей организации.

    Приложение: на 1 л. в 2 экз. Генеральный директор Буриков А.В. Буриков И.А.Борисова (495) 299 -55-03, доб.

    2011 Подготовленные сопроводительные письма регистрируются в канцелярии в установленном порядке и готовятся для отправки через почтовое отделение связи. Вся исходящая документация пакетируется, при этом особо следует проследить за тем, чтобы каждый конверт содержал именно то письмо (документацию), которое следует доставить по адресу, указанному на конверте. Иногда из-за невнимательности сотрудников канцелярии в конверт вкладывается совершенно другое письмо (документация), которое адресовано другому контрагенту, а иногда не вкладывается вовсе.

    Такая невнимательность может впоследствии грозить судом. При этом и сами журналы регистрации исходящей документации нередко рассматриваются в суде в качестве доказательств. Приведем пример. Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.03.2010 № А53-23189/2009 По мнению ИФНС, налогоплательщик был извещен о времени и месте рассмотрения материалов проверки надлежащим образом.

    Уведомление было получено налогоплательщиком 30.12.2008. Одновременно с актом выездной налоговой проверки в конверт вложено уведомление о рассмотрении материалов проверки, что подтверждается копией почтового уведомления с отметкой о вручении. Акт описи вложения конверта, представленный налогоплательщиком, не может служить доказательством его ненадлежащего уведомления, поскольку названный акт составлен взаимозависимыми лицами, которые намерены умолчать о наличии уведомления о вызове.

    Как указал суд, признавая позицию ИФНС неправомерной, акт выездной налоговой проверки был направлен в адрес налогоплательщика и получен в конверте с оттиском отделения связи об отправке.

    В конверте вместе с актом выездной налоговой проверки было обнаружено письмо другому налогоплательщику. ИФНС не пояснила, каким образом в конверте вместо уведомления оказались эти документы. Других документов, в том числе уведомления о рассмотрении материалов выездной налоговой проверки, в данном конверте не было.

    В подтверждение содержания почтового отправления налоговой инспекции представлен также акт вскрытия конверта.

    Заявляя о надлежащем уведомлении налогоплательщика, ИФНС не представила опись вложения.

    Из журнала исходящей документации, представленного налоговой инспекцией, невозможно определить, какое письмо направлено главе хозяйства. Если почтовое отправление оказалось дефектным Если все-таки ваша организация получит конверт, адресатом на котором будет указана ваша организация, а при вскрытии вы обнаружите письмо (документацию), адресованную совершенно другой организации, либо отсутствие полного комплекта документов, указанного в перечне, либо вообще получите пустой конверт, рекомендуем составить акт вскрытия конверта (Пример 2).

    Такой же акт можно составлять и в том случае, если вы получите дефектное почтовое отправление. В соответствии с п. 2 Правил оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221) дефектное почтовое отправление – почтовое отправление, вес которого не соответствует весу, указанному на нем, или по внешним признакам которого можно предположить повреждение либо порчу вложения (повреждение оболочки, перевязи, печати, ленты и др.). Пример 2 Акт вскрытия дефектного почтового отправления Открытое акционерное общество «Завод металлических конструкций» АКТ вскрытия конверта, поступившего в канцелярию ОАО «Завод металлических конструкций» Москва 20.01.2010 Настоящий акт составлен сотрудниками канцелярии ОАО «Завод металлических конструкций»: начальником канцелярии Сорокиной А.В.

    и секретарем Пироговой А.В. в том, что при вскрытии конверта, полученного курьером канцелярии Ивановой А.А. 20.01.2011 года в 147-м почтовом отделении связи г. Москвы (доверенность № 34 от 11.01.2010) и поступившего в ОАО «Завод металлических конструкций» 20.01.2011 из ЗАО «Северный путь», не обнаружено никакого вложения.

    Начальник канцелярии А.В. Сорокина Секретарь А.В. Пирогова Обратите внимание. Письма (документация) должны быть не просто отправлены, а отправлены в те сроки, которые предусмотрены соглашением сторон по договору, либо которые вытекают исходя из запросов соответствующих организаций. И это уже забота ответственного исполнителя, который непосредственно контактирует с контрагентом.

    А уж канцелярия только обеспечивает отправку соответствующих документов по почте.

    При этом в инструкции по делопроизводству организации следует прописать сроки, в которые сотрудники канцелярии должны передать документы в почтовое отделение. На практике обычно эти сведения подтверждаются реестром передачи документов с отметкой отделения связи о приеме соответствующих документов. Ведь нередко встречаются ситуации, когда ответственный исполнитель, несвоевременно подготовивший документы, пытается переложить всю вину на сотрудников канцелярии.

    В этом случае факт регистрации исходящих документов будет подтверждать дату передачи письма для отправки контрагенту.

    О необходимости своевременного направления документов контрагенту говорит и судебная практика. Определение ФАС Уральского округа от 13.04.2010 № Ф09-1067/10-С4 по делу № А76-10662/2009-6-621 Арбитражный суд возвратил жалобу заявителю со ссылкой на статью 114 АПК РФ, установив, что сам по себе факт сдачи документов на почту не является устранением обстоятельств, послуживших основанием для оставления жалобы без движения.

    Документы, подтверждающие устранение соответствующих обстоятельств, должны отправляться заявителем с таким расчетом, чтобы к назначенному судом сроку они поступили непосредственно в суд.

    Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.03.2009 № 09АП-2259/2009-АК по делу № А40-93465/08-79-707 Суд отказал в удовлетворении заявления о признании незаконным постановления РО ФСФР по делу об административном правонарушении на основании ч. 2 ст. 15.19 КоАП РФ и пояснил, что факт сдачи на почту и отправка отчета и списка аффилированных лиц в ФСФР в последний установленный ст.

    30 ФЗ «О рынке ценных бумаг» день не свидетельствует о выполнении обязанности, предусмотренной законом, поскольку общество обязано учитывать пробег почты и позаботиться о том, чтобы документы были представлены в ФСФР в установленный законом срок.

    Примечание. Постановлением ФАС Московского округа от 04.06.2009 N КА-А40/4765-09 данное Постановление по данному делу оставлено без изменения. Постановление ФАС Московского округа от 26.02.2010 № КА-А40/1035-10 ИФНС привлекла налогоплательщика к ответственности по п.

    1 ст. 119 НК РФ, поскольку представленная копия описи вложения с отметкой почтового отделения от 13.07.2007 не может свидетельствовать о направлении налоговой декларации в срок. Из ответа УФПС следует, что корреспонденция в адрес ИФНС в приеме не значится, ксерокопия описи вложения без квитанции установленного образца не может служить подтверждением отправки ценного письма.

    Как указал суд, признавая действия ИФНС неправомерными, налогоплательщик, применяющий УСН, должен представить налоговые декларации за 1 полугодие не позднее 25 июля.

    Направление налогоплательщиком налоговой декларации в установленный срок – 13 июля – подтверждается копией описи вложения в ценное письмо с отметкой почтового отделения. Невручение налогоплательщику налоговым органом требования о представлении документов, необходимых для камеральной проверки, не может являться основанием для отказа в возмещении НДС при условии их наличия и предъявления налогоплательщиком в более поздний период.

    Суд правомерно принял к рассмотрению представленные налогоплательщиком документы, так как почтовое отправление с требованием о представлении документов было возвращено в налоговый орган с отметкой почты об отсутствии адресата по указанному адресу, при этом налоговый орган не представил доказательств уклонения налогоплательщика от получения требования о представлении документов. Государственная система документационного обеспечения управления.

    Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

    Для чего необходимо сопроводительное письмо

    В законодательстве нигде не сказано, что с документами нужно обязательно отправлять сопроводительное письмо.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +