Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Журнал исходящей корреспонденции

Журнал исходящей корреспонденции

Журнал исходящей корреспонденции

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения. Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации.

Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

  1. может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
  2. служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
  3. помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
  4. помогает в судебных разбирательствах.
  5. запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
  6. помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах.

В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге. Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно. Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ.

Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы. Как определить, какой документ нуждается в регистрации?

Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронный журнал корреспонденции

Программа «» представляет собой автоматизированную систему ведения корреспонденции на компьютере. Основные возможности программы: 1.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.2.

Ведение электронных копий документов. 3. Сканирование документов и сохранение в БД в электронном виде (формат Jpeg). 4. Печать реестров зарегистрированных документов.Печать может осуществляться ежедневно в конце рабочего дня (реестр за день), за определенный период, а также несколько раз в течении одного дня.6.

Организация электронного документооборота компании: наложение резолюции, определение ответственных лиц за исполнением контрольных сроков документа, конкретных исполнителей, сроков исполнения,

Контрольная пломба

Журнал опломбирован .

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Делопроизводство как закрыть журнал входящих писем если он не закончин

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО КАК ЗАКРЫТЬ ЖУРНАЛ ВХОДЯЩИХ ПИСЕМ ЕСЛИ ОН НЕ ЗАКОНЧИНБЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В СУДЕПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ Бэкап и восстановление Viber, WhatsApp на Windows ПК, Android или iOS телефоне, планшете в 2020 Подробный разбор видео и наши коментарии к нему:Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, книгу, картотеку, базу данных и проставление на документе номера или индекса и даты.

В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, то есть ведения справочной работы по документам.Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи. По регистрационным формам можно получить данные о количественных и качественных характеристиках документооборота за какое-либо определенное время, например, за год.Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала.

Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах.Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

  1. Реестр приказов
  1. Реестр распоряжений

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  1. Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам: «П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа. «№ записки» – номер документа. «Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О.

лиц, которым адресован и отослан данный документ. «Содержание» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа. «Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  1. Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах.

Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Как действовать делопроизводителям?

  • В журнале регистрации исходящей корреспонденции указываются все сведения по документу. Допускается применение других инструкций, если на предприятии перешли к документообороте в электронной форме. Но строгих правил оформления нет и для документов, которые оформляются традиционным способом.
  • Набор требований предъявляется к исходящим номерам. Сначала идёт номенклатура папки, где документы хранятся. Порядковый номер по конкретному письму указывается через косую или тире.
  • Исходящие номера пишутся в специальных строках. Это касается и входящей корреспонденции. Копии хранятся в папках-делах.
  • Исходящие письма принимаются от составителей. Делопроизводитель проверяет, соответствуют ли требованиям реквизиты. И смотрят, присутствуют ли все необходимые подписи. Отдельное внимание уделяется приложениям.

Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день.

Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей новой статье вы можете узнать, как это сделать!Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года.
В нашей новой статье вы можете узнать, как это сделать!Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года.

1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами.

Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления – тут.Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается.

Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями.

Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:Источник: https://finfex.ru/4-klyuchevyh-pravila-zapolneniya-zhurnala-registracii-ishodyaschih-dokumentov/

Рекомендации для составителей исходящей документации

  • В первой части обращение к адресату и описания причины, по которой требуется обращение.
  • Письмо требует согласования с должностными лицами, которые принимают решения в конкретных направлениях. Только после этого свою подпись ставят руководители.
  • Письма в исходящих бумагах – ответные, либо инициативные. Они отличаются только тем, начинает организация переписку сама, или отвечает на предложение. В ответных письмах содержится только информация, соответствующая запросу.
  • Справа – стоят реквизиты компании, которая письмо отправляет.
  • Подписанные, согласованные свидетельства передаются делопроизводителям. Ещё один экземпляр распечатывается, если его важно сохранить в организации.
  • На бланках организации письма печатаются в количестве двух экземпляров. Оформление «шапки» требует внимания.
  • Слева, в верхней части документа, упоминается лицо, которому предназначается документ.
  • Приложения перечисляются только после основного текста. В нижней части страницы, в конце, данные о себе пишет составитель.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:

Дополнительные графы

В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А.

Подготовить проект договора».В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения.

Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата.

Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

Подытожим

  • Вышеперечисленные реестры являются основными и должны присутствовать в любой организации, стремящейся к порядку в делопроизводстве.
  • В зависимости от особенностей документооборота в вашей организации, возможно, перечень реестров не окажется исчерпывающим. В этом случае вы сможете создать нужные вам виды журналов регистрации по аналогии с приведенными в этой статье, например: реестр учета железнодорожных и авиабилетов, реестр регистрации командировок работников сторонних организаций, реестр учета выдачи работникам в пользование оргтехники и т.д.

Теперь-то вы не испугаетесь, если потребуется создать «реестр-регистрации-чего-нибудь-такого-чего-еще-никто-никогда-не-регистрировал»? Уверена, что нет! Более того, проявите смекалку, остроумие и творческий подход к данной, казалось бы, весьма рутинной области деятельности секретаря.

Для упрощения терминологии договоримся под регистрацией документа понимать внесение записи о документе в соответствующий журнал (реестр) с нанесением (или без нанесения) на сам документ отметки, содержащей входящий номер, дату регистрации, фамилию и должность сотрудника, произведшего регистрацию. Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем.

Также для упрощения в дальнейшем будем именовать сотрудника, занимающегося регистрацией и рассылкой документов, секретарем. Подробнее о составлении и ведении реестра см.: Назарова Л.А.

Создаем реестр приказов по основной деятельности: 5 простых шагов // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 20–25. См.: Назарова Л.А.

Создаем электронный реестр договоров в MS Excel // Секретарь-референт. 2015. № 3. С. 34–37.

Для чего нужен?

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  1. сокращает сроки исполнения поручений руководства;
  2. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
  3. помогает контролировать работу подчиненных;
  4. повышает продуктивность работы.

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа. Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

  • Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.
  • Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.
  • Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

  • К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.
  • Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников.

Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

  1. Гугл.Драйв и Яндекс.Диск. Системы работают по принципу, аналогичному Excel. Отличие заключается в том, что с этими программами можно работать удаленно.
  2. Microsoft Excel. В этой программе реализован самый минимум функций, который потребуется секретарю.
  3. Microsoft Access. Программа с расширенным функционалом. Поможет сформировать единую базу данных. Позволяет связывать регистрационные журналы между собой, фильтровать бумаги по определенным параметрам.

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям.

Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

  1. 6577
  2. 7396
  3. 9273
  4. 4583
  5. 4059
  6. 14195
  7. 8003
  8. 8202
  9. 15897
  10. 12278

Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов

Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:

  1. Различные рекламные листовки;
  2. Ознакомительные материалы;
  3. Праздничные поздравительные открытки, письма и другая подобная корреспонденция.

Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями.

Форма журнала регистрации внутренних документов

ДатапоступленияРегистрационныйномердокументаКраткоесодержаниедокументаКемподписан документИсполнительДополнительныесведения о документеРаспискав получениидокументаОтметкаобисполнении12345678ПРИЛОЖЕНИЕ 9Пояснение кзаполнению регистрационных формдокументовРеквизитыПояснение к заполнениюАвтор(корреспондент)При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа.При регистрации отправленных документов записывается название организации (лица) – корреспондента.Допускается применение сокращенного названия организации.Название видаЗаполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа.

При регистрации писем графа может не заполняться.Дата документаДата, присвоенная документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.Индекс документаИндекс, присвоенный документу организацией- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.Дата поступленияДата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа)Индекс поступленияИндекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.Заголовок документа (краткое содержание)Переносится заголовок, сформулированный на документе; при его отсутствии формулируется, исходя из основного содержания документа.Отметка об исполненииДата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.Отметка о направлении документа в делоУказывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.ПРИЛОЖЕНИЕ 10Лицеваясторона РКК1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31КорреспондентДата поступления и индекс документаДата и индекс документаКраткое содержаниеРезолюция или кому направлен документОтметка об исполнении документаОборотнаясторона РКККонтрольные отметки (ход исполнения)Фонд № Опись № Дело №ПРИЛОЖЕНИЕ 11Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей.

Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.Разница состоит в «шапке» на бланках.
В ней должны быть такие графы:

  1. Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).
  2. Дата получения.
  3. Количество экземпляров.
  4. Организация, направившая документ.
  5. Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  6. Название документа.
  7. Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

О некоторых важных понятиях

  1. На оригинале документов проставляют дату регистрации, индивидуальные номера. Это делается только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
  2. Дата отправления – день, когда бумагу утвердили, когда поставило подпись руководство, ответственное лицо. Для этих данных используют вторую графу. Проставляются арабские цифры, обозначая день, месяц и год.
  3. На документации, кроме писем, ставят наименование вида. Назначение и содержание помогут разобраться, к какой разновидности относится тот или иной документ. Обозначается это в графе номер три.
  4. Графа 5 – содержит указание на количество листов. Через дробь проставляется количество листов в приложении, если это необходимо.
  5. Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.
  6. В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок. Это не обязательно, если содержание писем маленькое. О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно. Обозначается в третьей графе.

Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.Способов отправки корреспонденции 8:

  • Факсом.
  • Курьером.
  • Почтой.
  • Электронной почтой.
  • Телефонограммой.

Дату отправки документа ставят в графе 9.

Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д., но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя

«подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“»

вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.Пояснения по столбцам:«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.Здесь нужно дать некоторые пояснения.Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения.

На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое. Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи.

За получение простого письма на почте расписываться не нужно. Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации. Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к.

я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта). Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.). Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д.

Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.Обратите внимание!

Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений.

Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  1. первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  2. международные товарные накладные CMR.
  3. документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О.

ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см.

эпиграф к статье).Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты.

Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию.

Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к.

иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.«» – самая важная графа.

Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов.

Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».No related posts. Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьРубрикиПопулярноеКонтактыг. Москва Арбатецкая, ул. д2 офис 17 (495)214-11-71 © Copyright 2020, Твой консультант .

Все права защищены.

Отличный секретарь

С новым годом, дорогие мои читатели!Сегодня первый рабочий день, и сегодня же можно начинать процесс закрытия ушедшего 2016 года. Традиционно первое, что можно и нужно сделать в первые же рабочие дни – это закрыть прошлогодние учетные формы.В этой статье рассмотрим закрытие журналов регистрации документов со всех сторон: какие бывают журналы, и как именно их закрывать в зависимости от вида.Я предлагаю классифицировать учетные формы компании по носителю. Тогда можно выделить журналы регистрации:

  • бумажные
  • в системах электронного документооборота
  • электронные (в MS Excel и аналогах)

В крупных компаниях встречаются все три вида учетных форм, где-то обходятся одной.Главное, что буквально в ближайшие дни все журналы регистрации документов за прошлый год должны быть закрыты.

Закрытие журналов подразумевает составление итоговой записи и отправку документа на хранение.Если учетная форма электронная (Excel, СЭД), то перед отправкой она конвертируется в неизменяемый формат и записывается на внешний носитель информации.В бумажных журналах нужно сделать итоговую запись.Форма итоговой записи – на усмотрение ее автора.Можно сделать простую: Итого 2456 (две тысячи четыреста пятьдесят шесть) входящих документов. Можно развернутую: Итого за 2016 год зарегистрировано 1478 (одна тысяча четыреста семьдесят восемь) почтовых отправлений, из них: Экспресс-почта – 55 (пятьдесят пять) отправлений; Заказные письма и бандероли с простыми уведомлениями – 649 (шестьсот сорок девять) отправлений; Заказные письма и бандероли – 197 (сто девяносто семь) отправлений; Простые письма – 577 (пятьсот семьдесят семь) отправлений.

Итоговая запись подписывается должностным лицом, ответственным за делопроизводство в организации: начальником отдела документооборота, начальником канцелярии и т.д.

Если таких руководителей в компании нет, то должностным лицом, которому подчиняется составитель записи.Заверять подпись печатью не обязательно. Итоговая запись в электронном журнале составляется точно так же, как и в бумажном.

Особенности ведения

В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием.

Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления, соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом.

В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+